Если вам вдруг поручили организовать корпоративный праздник, не впадайте в панику! Конечно, сначала эта задача может показаться вам непосильной, ведь необходимо найти помещение, закупить продукты, а самое главное организовать и развлечь всех сотрудников, начиная от самого младшего помощника и заканчивая директором компании… Но на самом деле все не так страшно! И чтобы доказать это, мы представляем вашему вниманию подробную шпаргалку по подготовке корпоративного праздника.
Определяем цель мероприятия
Итак, от этого первого пункта зависит очень многое, ведь зная причину, по которой вам предложили этим заниматься, легко выбрать сценарий праздника, а самое главное понять, какова будет мотивация сотрудников, которые придут на вечеринку. Поводов может быть неограниченной количество, и вот некоторые из них:
- День рождения
- Новый год
- 23 февраля/8 марта
- Начало/окончание сезона
- Корпоратив для сплочения коллектива
- Традиционный праздник в честь какой-либо даты
Составляем бюджет
Возможно, начальник сам определит нужную сумму на расходы, но скорее всего именно вам придется готовить смету. Неизвестно, какой из этих вариантов лучше, потому что в первом случае необходимо сводить концы с концами своими силами и скорее всего искать самое дешевое помещение, напитки, еду и т.д., а во втором вам придется изрядно поработать и составить чуть ли не еще один бизнес-план, ведь если на празднике возникнут проблемы, вся вина ляжет на ваши плечи, и наличием крошечного бюджета будет оправдаться не так просто.
Давайте посмотрим, на что нужно обратить внимание:
- Составьте список приглашенных, при этом обязательно учитывая их пол и возраст.
- Определите место проведение праздника.
- Продумайте меню.
- Решите, необходим ли вам тамада и какие конкурсы планируются на мероприятии.
- Позаботьтесь о подарках и призах.
- Учтите все нюансы технического обеспечения праздника.
- Расспросите сотрудников, понадобится ли им транспорт и фотосъемка.
Выбираем место для корпоратива
Вариантов в таком случае может быть несколько:
- Офис
- Банкетный зал
- Коттедж за городом
- Природа
Понятно, что в последнем случае вы сэкономите средства, но он подходит только для летнего сезона и идеальной погоды. Чтобы не попасть в неудобную ситуацию поинтересуйтесь у сотрудников, где бы они хотели провести праздник. Число общих голосов и размер бюджета помогут вам сделать правильный выбор. Но и конечно, учитывайте мнение начальника: скорее всего он сам ненавязчиво намекнет о своих предпочтениях. А если они идут вразрез с остальными, скажите ему об этом, и тогда вместе вы примете правильное решение.
Определяемся с меню
В зависимости от вашего бюджета блюда можно заказать в ресторане, кафе, пиццерии, а также просто закупиться ингредиентами в магазине. Аналогично с выбором места для мероприятия при составлении меню лучше всего провести голосование: так вы избежите недовольства многих сотрудников. Еда в большинстве случаев должна быть простая и доступная, одними словами, используйте продукты, которые любят все. Тяжелые блюда обычно не пользуются популярностью, а вот легкие закуски и фрукты подходят для корпоративной вечеринки в самый раз.
Отдельной строкой расходов идет алкоголь. Учитывайте, что женский коллектив предпочитает вино и шампанское, а мужской напитки покрепче. Также на столе обязательно должны быть соки и вода.
Продумываем сценарий праздника
Настало время обсудить самый важный пункт нашей шпаргалки. Обязательно составьте план-схему мероприятия: часть пунктов пропишите очень подробно, а в других местах оставьте часть времени на импровизацию. Если вы нанимаете ведущего, то встретьтесь с ним минимум за 2-3 недели и обсудите все делали. Но возможно, вам самим придется выступать в этой роли! Тогда обязательно найдите себя помощников, которые могли бы отчасти контролировать процесс и помогать в форс-мажорах.
Сама программа вечеринки должна быть сбалансирована: не нужно перегружать ее конкурсами, но огромное количество свободного времени также не приветствуется, в противном случае сотрудники рискуют заскучать. Оставьте в запасе несколько викторин, но лучше всего ориентироваться по ситуации: возможно, ваши коллеги захотят потанцевать, а не засовывать карандаш в бутылку. И главное помните, что лучше всего запоминаются начало и конец праздника, так что придумайте, как оригинально встретить сотрудников и проводить их.
Не забываем про подарки
Всем людям нравится внимание, и ваши коллеги, безусловно, не исключение. Создать хорошее настроение легко: нужно всего лишь купить небольшие сувениры, которые они будут выигрывать в конкурсах и получать в завершении вечеринки. Идеально, если у вас небольшой коллектив, и вы сможете выбрать индивидуальные адресные подарки. Помните, что навязчивые календари, ручки и магниты уже давно приелись, и от вас требуется что-то по-настоящему оригинальное.
Если речь идет о корпоративе к празднику, то тогда согласуйте презенты с коллегами и начальством. Обычно деньги на них выделяются с общего бюджеты, но возможны и другие варианты.
Выберете подарки для корпоратива.
Теперь вы знаете, что самостоятельное проведение корпоративного праздника — дело непростое, но осуществимое. Внимательно следуйте каждому пункту нашей шпаргалки, и ваши коллеги будут в восторге от вечеринки!